Att jobba hemifrån

Det är många som funderar på att jobba hemifrån, med ett stort mått av osäkerhet och funderingar. Själv har jag jobbat hemifrån i många år och lyckats vara hyggligt produktiv. Här kommer mina främsta tips för att du ska lyckas, utan att bli (komplett) galen. Och det handlar egentligen inte om coronaviruset alls.

(I den här texten, liksom i mina andra, använder jag massor av förklarande länkar. Jag hoppas att du tar dig tid att besöka några av dem, för där finns mycket matnyttigt.)

Är det för dig?

Till att börja med fungerar det inte för alla att arbeta hemifrån (eller distansarbeta som det också kallas). Det är lätt att skoja om hur yrkesgrupper som rörmokare och lokförare inte kan arbeta hemifrån, d.v.s. om arbetsuppgifterna är digitaliserade eller går att digitalisera, men jag syftar på två andra grupper som har svårt att arbeta hemifrån:

• folk som absolut inte får någonting gjort om det inte finns någon som står med en piska över deras ryggar
• personer med mycket stora sociala behov

För de flesta andra fungerar det att arbeta hemifrån. Det blir inte likadant som att arbeta på ett kontor: vissa saker blir bättre och andra sämre. En hel del blir bara annorlunda. Och en hel del är precis som annars.

Hemmaarbetare och personer med hemmakontor

Låt oss också särskilja två viktiga grupper, som många andra som skriver om att arbeta hemifrån bara klumpar ihop, trots att de har helt olika förutsättningar

Den ena gruppen är de som ”egentligen” arbetar på ett kontor men nu jobbar hemma eller på ett café — för att slippa pendlingstiden, för att kunna sitta i pyjamas, för att slippa pratiga kollegor, för att bostadssituationen gör det svårt att komma till kontoret, på grund av allergier, för att det är mer miljövänligt, för att de blir mer effektiva, eller något annat. Den här gruppen har utmaningar med hur chefer ska kunna leda sina medarbetare på distans, hur möten ska kunna vara effektiva, vilka mötesprogram man ska använda, och så klart videokonferensbingo:

Eftersom den här gruppen består av personal på större företag har det skrivits mycket om dem och deras situation. Väldigt mycket. Väldigt, väldigt mycket. Såklart. För stora företag innebär det stora skillnader om folk arbetar hemifrån: det ökar produktiviteten, det gör medarbetarna mer nöjda, och det gör att färre av dem vill byta jobb, vilket sänker rekryteringskostnaderna.

Den andra gruppen har inte samma starka lobby, eftersom den utgörs av de personer som driver eget eller av annat skäl har ett hemmakontor. Den här gruppen har ibland samma problem, men i mycket mindre skala, eftersom de inte har någon chef, utan har möten med klienter istället. För den här gruppen är problemen framför allt snarare att hitta en balans mellan att arbeta tillräckligt och inte för mycket, att hitta en bra arbetsrutin, att klara av isoleringen, och att inte fastna på sociala media. Visst finns det skrivet om den här typen av distansarbete, och till och med böcker, men inte alls lika mycket.

Givetvis finns det stora överlappningar mellan de här gruppernas problem och situationer, men det kan vara värt att minnas att det ändå finns skillnader och att alla som arbetar hemifrån inte har samma förutsättningar.

Trots det kommer resten av det här inlägget klumpa ihop grupperna.

Var arbetar du?

Att arbeta på ett kontor ger din hjärna en stark växling i kontext. När du åker till kontoret har du: hemma -> pendla -> kontoret ->pendla -> hemma. Nu har du inte resorna, som är naturliga kontext-växlingar. Du behöver anpassa dig.

Brandon Harris, ”Welcome, Folk new to Working From Home”

För att ändå få känslan av att ”gå till jobbet” förespråkar många därför att man arbetar med att skapa en rutin, och att man skapar en särskild arbetsyta.

Hemmet är redan så associerat med fritid att det kan bli svårt att ställa om. Sitter du i sängen och jobbar kan din kropp tro att du ska sova, och sitter du i soffan vill du kanske automatiskt sätta på Netflix.

– Ungefär 45 procent av allt vi gör på en dag gör vi på rutin, så det lätt bli [sic!] att hela kroppen associerar olika platser med olika saker. Samma sak när du på kvällen ska lägga dig i sängen du jobbat i hela dagen – då kan det bli svårt att somna.

Psykolog Oskar Henrikson, Aftonbladet: ”Psykologen: Så jobbar du bäst hemifrån”

Att duscha, ta på sig kläder och göra sig i ordning som om man verkligen åkte till jobbet är en sådan sak som många rekommenderar. För vissa kan det till och med vara bra att sätta klockan på morgonen så att de kommer upp och kommer igång med dagen.

Men som min vän Johan Jönsson skriver:

Jag är säker på att det är utmärkta råd. […] Men det är inte det enda sättet att hantera att arbeta hemifrån. Jag har ett separat arbetsrum. Ett skrivbord för att arbeta. Allt det. Jag använder det rummet mestadels för att låta tvätten torka, och som ett gästrum när någon kommer på besök, och gör det mesta arbetet i en soffa eller fåtölj när jag är hemma. Jag börjar arbeta när jag vaknar, oavsett om det är tidigt eller sent, och håller koll på timmarna för att se till att jag arbetar mina avtalade timmar. Jag arbetar hemma hos vänner i andra städer, eller på tåg eller bussar. Generellt sett letar jag inte upp någon specifik plats att arbeta på. Jag sätter mig ner där jag är, oavsett om det är en hotellsäng, ett övergivet köksbord när jag bor hos någon annan eller precis där jag skulle ha suttit om jag läste en bok eller skrivit på ett tangentbord mer för mitt nöjes skull än för att få lön.

Kort sagt, jag försöker inte ens separera det. […] Det beror också på att jag gillar friheten det ger. Genom att vara flexibel med var jag arbetar, kan jag arbeta var som helst. Vill jag ägna en vecka åt att besöka vänner? Vill jag ta en resa? Inga problem. […] Jag låter mina kollegor få veta det och kompenserar på kvällen eller nästa dag. En av orsakerna till att jag föredrar att arbeta på distans är att jag inte måste låsa in mig i rutinen att arbeta från ett kontor.

Johan Jönsson, ”There’s no one true way of working remotely”

Poängen här är inte att säga att psykologen och de andra har fel, utan att du behöver hitta ett system som fungerar för dig, snarare än för någon annan. Testa lite olika sätt.

Arbetstid och ledighet

En svår fråga är hur man ska planera sin dag. Brandon Harris igen:

Dina arbetstimmar måste inte vara i följd. Sprid ut dem i sjok om du vill eller gör dem i rad — det är upp till dig. Men jag vill också säga att du kommer att få problem att arbeta åtta timmar på raken, och råder dig i själva verket att inte försöka.

[…] Jobb-block varar vanligtvis 2 till 4 timmar — tillräckligt med tid för att utföra ett antal uppgifter. Det är så du bör tänka på arbetet: inte ”tid du har lagt ner” utan ”uppgifter som är avklarade”. Du har flera jobb-block under en dag. Schemalägg dem när du känner för det.

Tänk på dagar som ”en serie luckor”. Ibland fylls luckorna, och ibland inte.

Att dela in dagen i block är något som flera rekommenderar, ofta åtföljt med råd om att stänga av notifieringar och andra saker som stör (mer om det senare).

Det här som Harris skrev på slutet är viktigt, och något jag har skrivit om tidigare: Att säga åt folk att skriva varje dag är dumt. Produktivitet, framför allt om det gäller något intellektuellt arbete snarare än att bara ”göra jobbet” (fylla i tomma luckor, sortera saker, språkgranska, etc), kan inte riktigt förväntas gå i en rak linje. Att tvinga sig själv att sitta kvar vid arbetet ”bara för att” ger bara mer ångest än det löser. Det här skiljer sig inte så mycket från hur det är vissa dagar på ett vanligt kontor: ibland är man bara på jobbet utan att få något vettigt gjort. Det är bara lättare att fejka produktivitet på ett kontor genom att ha möten eller att sitta av tiden, eller för den delen att hjälpa någon annan.

Därför behöver du känna att du har mandat att ibland slappna av och göra något helt annat under en period. Det hjälper hjärnan att få tillräckligt med avstånd för att kunna lösa problemet, samtidigt som det sänker stressnivåerna. Men för att det ska vara någon poäng med att slappna av behöver du verkligen ge dig själv lov att ha roligt. Känn inte dåligt samvete.

Ett exempel på det är TV-serien Elementary (om Sherlock Holmes), där Holmes ibland spelar trummor eller lägger sig i en mörk vattentank för att bryta sina tankeloopar.

Den här grejen, att tillåta sig själv att slappna av, är den enklaste att bryta mot. Tyvärr. Därför är det mycket viktigt att du funderar på när du är ledig. Bestäm dig för att du har vissa tider ledigt.

Och den viktigaste saken av alla när det gäller ledighet: gå ut och var utomhus åtminstone en gång per dag. Hämta in posten, gå ut med soporna, ta ett varv runt huset eller bara se om du kan se någon annan människa. Om du är sjuk eller inte vill bli smittad av andra, välj tider då det är lite folk ute, eller ta omvägar.

Ett hem fyllt av uppgifter

När du är hemma mer kommer du att lägga märke till de tusentals saker som behövs göras: tvätten och disken går att få undan medan du arbetar med annat, och kan i själva verket vara bra sätt att låta hjärnan vila.

Men det finns ingen ände på uppgifterna. Det här blir ett sätt att skjuta upp arbetet. Så här vet du var du ska dra gränsen:

Ta ur disken ur diskmaskinen, men slipa inte knivarna.

Skillnaden är att göra de saker som är normala, regelbundet återkommande uppgifter, men att inte ta på sig extra uppgifter.

Det finns två undantag, och det är a) om en uppgift fysiskt är i vägen för att kunna göra ditt arbete, till exempel om du behöver leta igenom dina fotoalbum på jakt efter ett särskilt foto, och b) om du har ett väldigt marigt intellektuellt problem. Men i båda fallen är det lätt att falla dit och slipa knivarna.

Stress

Stressen blir inte mindre när man arbetar hemifrån. I själva verket finns det nästan ingen övre gräns för hur mycket man kan arbeta utan att någon reagerar när man arbetar hemifrån (om man inte har en familj som vill umgås).

Här kan en liknelse med fyra spisplattor vara bra att ha i åtanke:

I den här liknelsen representerar en platta din familj, en dina vänner, en din hälsa och en ditt arbete. För att bli framgångsrik behöver du stänga av åtminstone en av spisplattorna och för att bli mycket framgångsrik två spisplattor.

James Clear som myntade den här liknelsen menar att det finns tre sätt att komma förbi det här problemet (det är inte att motionera medan man jobbar och det går inte att bli framgångsrik medan alla fyra plattorna är på):

1. Outsourca, till exempel genom att köpa snabbmat istället för att laga mat. I det här fallet kan ett sätt vara att delegera arbetsuppgifter till andra eller att anlita underleverantörer.
2. Anamma begränsningarna, genom att fundera på vad som är det mest effektiva sättet att använda den tid du har.
3. Dela upp livet i årstider, och låt olika spisplattor få mer uppmärksamhet under vissa årstider medan andra får stå tillbaka.

För mer information om det här, se 10 tips för att leva på din kreativitet.

Mat

När man arbetar hemifrån blir maten något man tvingas hantera varje dag, snarare än att gå till en matsal eller en näraliggande restaurang. Det är lätt att slarva med det, om man inte har stenhård disciplin, har vant sig vid att laga ordentlig mat eller förbereder maten. Själv har jag inte stenhård disciplin alls vad det gäller mat, men försöker förbereda genom att se till att det finns rester eller att det finns mat som är relativt lätt att laga. Som tur är har jag inga problem att gå extra länge utan mat, men jag har inte tålamod att laga mat till mig själv på dagarna, och därför försöker jag påminna mig själv att jag ska börja med matlagningen innan jag blir hungrig. Än så länge har jag inte hittat någon fantastisk lösning, men det kanske kommer bra förslag nu.

Fokus och störningar

Vissa arbetar bäst med bakgrundsljud. Här finns en webbplats där du kan få caféljud att ha på i bakgrunden. Andra lyssnar på musik eller har TV:n på. Själv har jag musik, ganska högt, i en särskild spellista som växer hela tiden. Så länge det inte är svensk text brukar det gå bra. Men du kanske behöver helt tyst, och använder hörlurar som tar bort ljud?

En utmaning som jag tror att många med mig som arbetar hemifrån har är familjen. När man arbetar hemma finns det en oändlig ström av korta, ofta till och med välvilliga, störningar. I mitt fall arbetar jag i vardagsrummet, ett par meter från hallen där alla passerar, utan någon dörr emellan. Min äldste son måste passera igenom mitt kontor för att komma till sitt rum. Varje sådant tillfälle innebär åtminstone en liten störning och ibland också ställtid. Särskilt störande blir det här för mig när någon i familjen är sjuk eller hemma av annat skäl. Lov, studiedagar, inställda lektioner eller andra orsaker gör att min hjärna registrerar att någon annan är hemma och kan behöva min hjälp, något som gör det svårare för mig att arbeta.

Samma problem uppstår gärna med sociala media eller telefonsamtal från vänner. Det kan kännas som att du måste välja mellan att missa allt socialt liv eller att störas i arbetet.

Hur hittar man ett sätt att hantera det här? Till att börja med: kommunikation. Andra personer vet inte hur du vill ha det. Du kan få avtala om tider då du absolut inte får störas, eller du kan få hitta metoder för att din familj ska kunna leva som vanligt. Det går inte att reda ut sådana saker utan kommunikation.

En vanlig teknik är att turas om, så att alla får använda hemmet ostört vid olika tidpunkter. I mitt fall är jag kvälls- och nattmänniska och arbetar bäst när de andra har lagt sig, medan jag vet att några av mina kollegor går upp tidigare än resten av familjen för att få ha lägenheten ”för sig själv”.

En annan vanlig teknik för att få mer ostörd tid är att stänga av sociala media. För mig fungerar inte det mer än korta tider eller under mina lediga dagar, men jag stänger ofta av ljudet på det, så att jag måste söka upp Facebook eller Twitter för att distrahera mig själv (se avsnittet Arbetstid och ledighet ovan).

Isolering

För vissa är ensamhet inte ett stort problem, och de kan gå många dagar utan att prata eller chatta eller på andra sätt kommunicera med andra, medan många tycker att ensamhet är en av de känslor som gör det svårare att arbeta hemifrån. Särskilt vanligt är den här känslan bland de som arbetar hemifrån utan ett större företag i ryggen, där det finns naturliga tillfällen att mötas och prata.

Eftersom skillnaderna är så stora just här, behöver du känna efter vad du behöver. Men tänk gärna på att det skiljer sig mycket på att ha en diskussion med många personer samtidigt och att ha ett samtal med en person. Du behöver gissningsvis lite av bägge två. Det ena är bra för att få känslan av att vara del av ett sammanhang. Det andra är för att kunna ventilera djupare känslor och mer intima funderingar.

Sammanhanget är lättare att hitta. På Facebook finns grupper för de flesta yrkesgrupper, där du kan ställa frågor, prata allmänt och se dig själv som en del av något större än dig själv.

Det intimare är svårare. Alla har inte nära vänner (särskilt män) och det är inte lätt att hitta nära vänner när man är vuxen. Här kan vetenskapen hjälpa till. Vi människor har utvecklat en viss skygghet för att skydda oss. För att övervinna det, behöver vi känna oss trygga. Enligt Dr. Amir Levine, psykolog och neuroforskare, finns det fem kännetecken för trygga förhållanden:

• konsekvens, d.v.s. att vännerna hålls kvar
• tillgänglighet för att umgås
• pålitlighet, om behovet skulle uppstå
• snabb att svara
• förutsägbarhet i hur de agerar

Om du vill ha närmare vänner, behöver du börja med att visa de här fem dragen mot dina potentiella vänner.

Nästa steg är att vara uppmärksam. Visa andra att du lyssnar/läser och att de har din fulla uppmärksamhet.

Steget därefter att vara dig själv, inklusive att visa upp dina töntiga, avundsjuka eller konstiga sidor. Enligt författaren Donald Miller:

Du måste försöka hjälpa folk att förstå och acceptera dig, vilket omvänt betyder att du måste förstå och acceptera dig själv tillräckligt för att känna att du tror du gör någon annans liv bättre enbart genom att vara en del av det.

Det här innebär bland annat att visa dig sårbar. När din vän svarar på ett sätt som känns stödjande, berätta att det var hjälpsamt eller vilket bra perspektiv den hade.

Det fjärde steget är att visa att du förlitar dig mer och mer på dina vänner, genom att be dem om små och allt större tjänster. Inte ärenden, utan sådana tillfällen där du visar din svaghet. Det här gör att ni kan växa samman.

Läs mer i New York Times artikel om nära vänskap.

Listan över små och stora saker att göra

Ibland är också de ärenden man behöver göra en störning. Särskilt om de är så många att man blir överväldigad.

Här har jag fått stor nytta av Trello.

Det är där jag har placerat de saker som Kristina Svensson skriver om att man kan kan passa på att göra under coronaepidemin. Men jag har inte allting i en enda lista. Jag har delat in saker efter ämnesområden, och jag har dessutom gjort en lista med små saker att göra. Listan över små saker att göra använder jag när jag inte vet vad jag ska göra, när jag nyss blivit klar med något, när jag inte kommer igång, när jag väntar på ett samtal, när jag inte orkar börja med något stort eller när jag behöver känna att jag får någonting gjort.

Ett tips från Nicklas Storåkers, VD på Pricerunner:

Identifiera vilka uppgifter du måste få gjorda

Gör en lista i slutet av varje arbetsdag med ett par uppgifter som ska göras under morgondagen. Det kan vara något kortare på 1-3 saker. Se till att få dessa gjorda direkt på morgonen för att både komma igång och ha en plan för dagen.

Avslutning

Sammanfattningsvis finns det inget sätt att arbeta hemifrån som fungerar för alla, utan du behöver hitta något som fungerar för dig. Det finns dock många som gör som du, till exempel i Facebook-gruppen Distansarbeta mera, men det viktiga är att du tar hand om dig.

Lycka till!

Lennart Guldbrandsson, författare, lektör och föreläsare

På min blogg hittar du över 200 inlägg med skrivtips.

Jag har publicerat över tjugo böcker, inklusive ett antal om att skriva. Du kan få två av mina böcker gratis. Min senaste bok är Dolt förflutet som nominerades till Selma-priset.

Om du vill ha hjälp med dina berättelser eller din fackbok, hör av dig.